Presentación Cuentas Anuales 2019 

Todas las empresas legalmente constituidas ya sean pequeñas o grandes, Fundaciones y Cooperativas, han de presentar sus Cuentas Anuales ante el Registro Mercantil.
Si el ejercicio finaliza el 31 de diciembre, como suele ser habitual, es el momento en que se inicia el proceso de cierre de la contabilidad con el fin de proceder en plazo a la formulación de las cuentas anuales. El plazo para la formulación de estas cuentas por el órgano de administración se extiende como máximo hasta el 31 de marzo del año posterior al del ejercicio social.
Por lo tanto este mes de marzo vuelve a ser un mes de trabajo intenso para todas las asesorías.

 ¿Cuándo se presentan las Cuentas Anuales?

• Formulación de cuentas anuales –> Hasta 31 de marzo de 2019
• Aprobación de cuentas anuales –> Hasta 30 de junio de 2019
• Presentación de cuentas en el registro –> Hasta 30 de julio de 2019

De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de sociedades están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio, que suele terminar el 31 de diciembre de cada año, si los estatutos no especifican otra fecha.

Una vez cerradas, deben presentarse ante la Junta General para su aprobación, dentro de los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio. Y una vez han sido aprobadas, se deben presentar en el registro mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. Por ejemplo, si la junta se celebra el 17 de mayo, el último día de plazo será el 17 de junio.

Estos datos se deben presentar todos los años en el Registro Mercantil, y corresponden desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre. En este caso, se deben presentar las cuentas correspondientes al ejercicio 2018 antes del 30 de julio de 2019. En las empresas en las que su ejercicio no coincida con un año natural, el plazo para aprobar las cuentas anuales será de 6 meses desde el cierre del ejercicio social. Y dispondrán de un mes desde la fecha de la Junta para presentar las Cuentas Anuales de dicho ejercicio en el Registro Mercantil.

¿Qué son las Cuentas Anuales?

⇒ Las cuentas anuales del Registro Mercantil comprenden los balances y datos de la contabilidad de la empresa, y toda sociedad está obligada a presentarlas.

⇒ Las cuentas anuales son los documentos que recogen la información financiera y pretenden cubrir las necesidades de los usuarios en un proceso de toma de decisiones económicas.

⇒ La información contenida en las cuentas anuales va dirigida a todas aquellas personas que por cualquier motivo tengan relación con la empresa que las deposite y por tanto tengan interés en conocer la situación y marcha de la misma.

 ¿Quién tiene la obligación de depositar las CA?

Tienen la obligación de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil, las siguientes sociedades:

• Las sociedades anónimas (S.A.).
• Las sociedades de responsabilidad limitada (S.L).
• Las sociedades comanditarias por acciones.
• Las sociedades de garantía recíproca.
• Personas con fondos de pensiones

  ¿De qué constan las Cuentas Anuales?

• El Balance de Situación
• La Cuenta de Pérdidas y Ganancias
• El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
• El Estado de Flujos de Efectivo
• La Memoria

 ¿Dónde se presentan las cuentas anuales?

Deben presentarse en el Registro Mercantil de la provincia en la que radique su domicilio social acompañadas de la siguiente documentación:

• Instancia de presentación de las cuentas.
• Hoja de datos generales de identificación.
• Declaración medioambiental.
• Modelo de autocartera.
• Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados.
• Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse, sea de forma voluntaria o forzosa o a solicitud de la minoría.
• En el supuesto de auditoría, certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.

¿Cuántos tipos de cuentas anuales hay?

• Cuentas anuales abreviadas
• Cuentas anuales normales
• Cuentas anuales PYME

 Cuentas anuales abreviadas

La principal diferencia entre las cuentas anuales normales y las abreviadas radica en su simplicidad. En las cuentas anuales abreviadas hay una menor separación de la información; no hay normas especiales definidas para este tipo de documentos. Pueden formular el balance, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre al menos dos de las siguientes características:

1. Que el total de las partidas del activo no supere los cuatro millones de euros
2. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los ocho millones de euros.
3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a

En cuanto a la cuenta de pérdidas y ganancias, las sociedades podrán presentarla de forma  abreviada cuando, durante dos ejercicios consecutivos, a fecha de cierre tengan al menos dos de las siguientes circunstancias:

1. Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.
2. Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.
3. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.

No existe un estado de flujos de efectivo en modelo abreviado: las empresas que puedan presentar el balance, la memoria y el estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, están eximidos de presentar este documento.

Además sin formar parte de las cuentas anuales en algunos supuestos debe presentarse el Informe de Gestión hecho por los Administradores y el informe de Auditoría realizado por los auditores de la Sociedad.

 Cuentas anuales normales

Las cuentas anuales normales están recogidas en el RD 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. En principio, todas las sociedades están obligadas a su presentación, a excepción de aquellas que pueden presentar las cuentas anuales abreviadas o de aquellas que pueden acogerse al PGC de PYMEs.

 Cuentas anuales PYME

El RD 1515/2007, formula un Plan General Contable para PYMEs, con ciertas diferencias en criterios de valoración y en la formulación de las cuentas anuales. Las PYMES pueden decidir entre aplicar el PGC en su versión íntegra o en la versión específica para PYMES. Además, las sociedades que apliquen la versión íntegra del PGC, pueden elaborar modelos abreviados de las cuentas anuales si cumplen los requisitos necesarios para su aplicación.

Una PYME que cumpla los requisitos para presentar cuentas anuales abreviadas, puede elegir entre utilizar los modelos abreviados previstos en el PGC en su versión íntegra o utilizar los modelos previstos en el PGC en su versión para PYMES.

 Sanciones si no se presentan las cuentas anuales

De acuerdo con la Ley de Sociedades de Capital, los administradores de sociedades están obligados a elaborar las cuentas anuales en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio, que suele terminar el 31 de diciembre de cada año, si los estatutos no especifican otra fecha.

Una vez cerradas, deben presentarse ante la Junta General para su aprobación, dentro de los 6 meses posteriores al cierre del ejercicio. Y una vez han sido aprobadas, se deben presentar en el registro mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación. Por ejemplo, si la junta se celebra el 17 de mayo, el último día de plazo será el 17 de junio.

⇒ Este año

se deben presentar las cuentas correspondientes al ejercicio 2018 de aquellas empresas para las que su ejercicio empezó el 1 de enero de 2018 y acabó el 31 de diciembre de 2018 antes del 30 de julio de 2019. En el caso de las empresas en las que su ejercicio no coincida con un año natural, el plazo para aprobar las cuentas anuales será de 6 meses desde el cierre del ejercicio social, dispondrán de un mes desde la fecha de la Junta para presentar las Cuentas Anuales de dicho ejercicio en el Registro Mercantil.

Si se ha pasado el plazo de presentación de las cuentas anuales puedes recibir una sanción del ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas)

Si pasa un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que la empresa haya presentado las cuentas para su depósito, se cerrará de manera provisional la hoja registral y no se podrá inscribir ningún documento en el registro.

El ICAC también puede abrir un expendiente sancionador, e imponer multas cuyo importe varía de los 1.200 a 60.000 euros en función de la dimensión de la sociedad, aunque pueden elevarse a 300.000 euros por cada año de retraso en el cumplimiento por no presentar las cuentas anuales.

 ¿Cómo se presentan las Cuentas?

1. En formato papel, descargando los modelos oficiales a través de la Web de cualquier Registro.
2. En soporte CD o DVD
3. Por vía telemática, descargando por internet el programa para el envío a través de la Web.

Para presentar las cuentas, se deberá entregar una memoria, el balance, un ejemplar de cada una de las cuentas de Pérdidas y Ganancias, el certificado de aprobación de cuentas, el estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Informe Medioambiental, informe de Acciones/Participaciones Propias, hoja de datos generales de identificación, instancia de presentación, así como del informe de gestión y del informe de los auditores, si la sociedad está obligada a auditoría o se hubiera practicado a petición de la minoría.

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Dentro del programa Gesclub, la aplicación fiscal contable del Club del Asesor, nos encontramos con una opción de traspaso de datos a las Cuentas Anuales del Registro Mercantil muy útil para la Asesorías Fiscales que presten este servicio a sus clientes.

Una vez completada la información requerida para las cuentas anuales, se puede exportar al registro mercantil para su presentación.

Desde el modelo de Cuentas Anuales, normales, abreviadas o pymes se traspasarán los datos automáticamente en este orden:

• los Datos del año anterior,
• la contabilidad del ejercicio actual del Club del Asesor
• si no hubiera datos de contabilidad trae los datos de la Introducción de saldos del ejercicio.

❎ Si no llevamos la contabilidad con El Club del Asesor, podemos introducir los datos desde la opción de introducción de Saldos. En el apartado de Saldos N, introducimos los datos del ejercicio actual, y en Saldos N-1 los saldos del ejercicio anterior.

Estos saldos introducidos nos servirán también para el modelo 200 del impuestos de sociedades.

Desde la pantalla de Saldos, se pueden introducir los datos manualmente en todas las cuentas, también “Importar” desde Contaplus, desde el fichero que genera el programa de Logic o desde un fichero de saldos creado por su programa informático.

🔄 Para importar los datos desde Contaplus indicamos la ruta de la instalación del programa Contaplus y desde el menú,  “Configuración – Datos generales”, seleccionamos, con la lupa, la ruta donde tengamos los datos del programa para después Aceptar.

Una vez tengamos todos los saldos en pantalla, después de guardarlos ya podemos acceder al Modelo de las Cuentas Anuales, en el menú “Importar”, seleccionando la opción de Saldos.

Desde la opción de “Registro mercantil” también podemos completar el resto de documentos necesarios para exportar al programa del Registro mercantil. Accedemos a ellos, los completamos, y pulsamos en guardar.

Cuando ya tengamos todos los documentos, pulsamos sobre la opción de “Exportar al registro mercantil”, seleccionamos la empresa, y pulsamos sobre el botón de Exportar.

Si la validación es correcta, se abrirá de forma automática el programa del Registro Mercantil con todos los documentos y las Cuentas Anuales importados, para proceder a generar la huella y realizar la presentación.

Si por el contrario, nos aparece alguna incidencia, podemos visualizarla para corregirla, o continuar y solucionarlo directamente en el Programa del Registro Mercantil.