Regulación gastos locomoción, manutención y estancia por desplazamiento de los socios y administradores

La regulación es importante a la hora de plantear una deducción a la sociedad o una exención en la renta del socio y/ o administrador.

A este respecto, la Dirección General de Tributos  se hace eco en la siguiente consulta vinculante referente a la remuneración por desplazamiento de los socios y administradores de una sociedad.

Impuesto de Sociedades

Todo gasto contable será deducible a efectos del Impuesto sobre Sociedades (en adelante, “IS“) siempre que cumpla las condiciones legalmente establecidas en términos de inscripción contable, imputación con arreglo a devengo, correlación de ingresos y gastos y justificación documental, y no tenga la consideración de fiscalmente no deducible.

En este sentido, el artículo 15.1.e) de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades (en adelante, “LIS“) indica expresamente que no se considerarán no deducibles -o lo que es lo mismo, que sí son deducibles- las retribuciones a los administradores por el desempeño de funciones de alta dirección, u otras funciones derivadas de un contrato de carácter laboral con la entidad.

Por tanto, si está registrado contablemente y se puede justificar tanto la realidad del gasto como su necesidad para el desarrollo de la actividad económica de la empresa, será deducible en el IS, se considere un gasto de personal o no. Por lo que su justificación sí es necesaria.

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

¿Qué necesitamos saber antes de nada?

Lo primero que tenemos que saber es si la remuneración por los gastos de locomoción, manutención y pernocta está exenta en el IRPF del socio y/o administrador.

La consulta parece que da por hecho que los rendimientos percibidos por el administrador y/o socio por los trabajos realizados en la sociedad distintos a los correspondientes al cargo de administrador tienen la naturaleza de rendimientos de trabajo a efectos del Impuesto de IRPF.

¿Qué es importante señalar de la Consulta Vinculante?

Cabe decir, que en la  consulta vinculante no se analiza si los rendimientos percibidos por el administrador y/o socio por los trabajos realizados en la sociedad distintos a los correspondientes al cargo de administrador,tienen la naturaleza de rendimientos de trabajo a efectos del Impuesto, pese a que debe ser el primer paso para establecer si la remuneración por los gastos de locomoción, manutención y pernocta está exenta en el IRPF del socio y/o administrador.

Si partimos de que las retribuciones percibidas tienen la naturaleza de rendimientos del trabajo a efectos del IRPF, las asignaciones para gastos de locomoción y para gastos de manutención y estancia se incluyen con carácter general entre los rendimientos íntegros del trabajo, pero se exonera de gravamen cuando las percibe el trabajador por cuenta ajena que, en virtud del poder de organización que asiste al empresario, debe desplazarse fuera de su centro de trabajo para desarrollar el mismo.

Límites establecidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF

A este respecto habría que tener en cuenta los límites establecidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF, que prevé dietas exentas solamente a los contribuyentes que perciben rendimientos de trabajo con motivo de una relación laboral en las que se dan las características de ajeneidad y dependencia.

Por lo que los contribuyentes que no tengan esa relación laboral, como los socios y administradores, pese a que sus retribuciones constituyan rendimientos del trabajo y puedan incurrirse en gastos de desplazamiento, no se les aplicaría el régimen de dietas exentas previsto en el artículo 9 del Reglamento del IRPF.

¿Qué es lo que ocurre con la exención de las dietas de trabajo?

Los trabajadores que cobran dietas por gastos de locomoción, de manutención y estancia, no tienen que tributar por ellas, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley de IRPF, y 9 del Reglamento del impuesto.

El problema viene que últimamente Hacienda está cuestionando la realidad de estas dietas, y hay casos en los que obliga a tributar a los contribuyentes por su percepción.

¿Qué dietas son las que no tributan?

El artículo 17 de la Ley del IRPF considera que tributan como rendimientos del trabajo:

“las dietas y asignaciones para gastos de viaje, excepto los de locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería con los límites que reglamentariamente se establezcan”.

Y el artículo 9 del IRPF especifica los requisitos y límites para que dichas dietas no tributen:

• Para las dietas referidas a locomoción (se prevé un importe por kilómetro).
• Las de estancia y manutención (diferenciando entre si se pernocta o no en municipio distinto del lugar de trabajo habitual).

Comprobación de la realidad de las dietas

Es evidente que las dietas pagadas a los trabajadores, y por las que ellos no tributarán en su IRPF, tienen que ser reales y además debe poder acreditarse la realidad de los desplazamientos y estancias realizados. Por ello, es normal que Hacienda exija que se le acrediten la realidad de los desplazamientos realizados, y que hayan sido en horario laboral.

¿Qué se aconseja para no tener problemas con Hacienda?

• Evitar prácticas consistentes en pagar un importe fijo, mes a mes, en concepto de dietas, ya que, por su propia naturaleza de compensar gastos de desplazamientos, estancias o manutención, es difícil que esta cantidad sea siempre la misma todos los meses.
• Debe poder acreditarse la realidad de estos desplazamientos:
  • Si se trata de visitas guardar un registro de las visitas  realizadas cada día, con la firma del cliente si es posible, y el lugar en que se ha llevado a cabo la reunión.
  • Guardar tickets y justificantes de los gastos realizados.

¿Qué pasa si las dietas te las paga la sociedad?

Existen más problemas cuando el trabajador es a la vez socio de la empresa que paga las dietas. En estos casos, la cosa se complica, y Hacienda niega la no tributación de las dietas por dos motivos:

• Considera que socio/trabajador tiene la posibilidad de aportar toda la documentación que justifique las dietas, su condición de socio le facilita su acceso.

En este caso al socio se le comprueba en su condición de trabajador, y no como socio o representante de la empresa, por lo que, como trabajador, no tiene por qué aportar documentación que tiene la empresa, salvo que se le requiera a ésta expresamente.

• Considera que, si el socio tiene más de un 50% de participación en el capital social, no puede considerarse que presta su trabajo con dependencia y ajenidad, y por tanto no resulta de aplicación el régimen de dietas exoneradas de gravamen previsto.

¿Se podría acoger el contribuyente a las cuotas que debieron retenerse por Hacienda?

Teniendo en cuenta los dos motivos anteriores, si Hacienda considera que el contribuyente debe tributar por las rentas percibidas, las incluirá como rendimientos del trabajo.

Y si en estos casos la empresa no practicó la retención sobre dichos rendimientos, en la creencia de que iban a tributar como dietas exoneradas de gravamen, el contribuyente podría recurrir la liquidación que se impusiera acogiéndose al artículo 99.5 de la Ley de IRPF, que dispone:

“Cuando la retención no se hubiera practicado o lo hubiera sido por un importe inferior al debido, por causa imputable exclusivamente al retenedor u obligado a ingresar a cuenta, el perceptor deducirá de la cuota la cantidad que debió ser retenida”.

¿Cuál podría ser la conclusión ante tal problemática?

A falta de retención, imputable a la empresa, que es la que paga los rendimientos, el trabajador sí podría deducirse al menos, en su declaración de IRPF, la retención que debió practicarse.

En el Club del Asesor  ofrecemos a las asesorías fiscales la formación online necesaria para que puedan estar al día con la  normativa referente a los Gastos de  locomoción, manutención y pernocta.